当前位置:首页 >> 新闻详情

后勤管理处(后勤集团)档案管理暂行办法

 

湖南师范大学后勤管理处(后勤集团)

档案管理暂行办法

第一章

第一条 为了加强后勤管理处(后勤集团)和各后勤服务中心的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,结合后勤的实际情况,特制订本办法。本办法所指的“后勤”包括后勤管理处(后勤集团)各部门(办公室、工会、计划生育办公室、居委会等)、各业务科室(计划审核科、质量监督科、维修科等)、各后勤服务中心。

第二条 各单位应高度重视本单位的档案管理工作,有一名分管档案工作的领导,配备兼职档案人员,有专门的档案室或档案柜。

第三条 后勤档案管理工作由后勤管理处(后勤集团)办公室负责监督和指导。

第二章 归档范围

第四条 凡是后勤在工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、照片等)均属归档范围,必须按规定定期向档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。

第五条 上级机关文件材料应归档的有:

1.上级机关颁发的需要后勤贯彻执行的文件材料;

2.上级机关有关领导视察、检查后勤工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊;

3.其他文件材料。

第六条 后勤文件材料应归档的有:

1.后勤颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;

2.后勤的请示与上级机关的批复文件;

3.后勤的工作计划、总结、报告;

4.后勤制订的规章制度;

5.后勤召开的各种会议的全套文件、会议记录、会议纪要以及会议形成的声像材料;

6.后勤领导公务活动形成的重要文件、重要讲话、新闻发布稿、撰写的专题文章、电话记录,从外单位带回的与后勤有关的文件材料;

7.后勤与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

8.后勤固定资产登记,财产、物资等移交凭证;

9.后勤的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

10.后勤解决法律纠纷问题形成的文件材料;

11.后勤编印的要闻、简报等刊物的定稿、印本,编辑出版物的定稿、样本;

12.反映后勤经营、管理、维修、购置大型设备等重要项目活动的材料,包括:项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、招投标情况、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任免文件、图纸,有关项目业务的意向书、纪要、备忘录、检查记录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等;

13. 后勤成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

14. 后勤干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工录用、转正、退休、奖惩等工作形成的文件材料;

15. 后勤干部、工人、党员、团员名册;

16. 后勤的历史沿革(包括后勤简介)、大事记,反映后勤重要活动、事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

17.其他有必要保存的材料。

第七条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:

1.同级机关和非隶属机关颁发的非后勤经营范围但需要执行的法规性文件;

2.有关业务机关检查后勤工作形成的重要文件;

3.同级机关和非隶属机关与后勤联系、协商工作的来往文件。

第三章 立卷归档要求

第八条 后勤各单位应在每年的331930以前,将上半个年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向档案室移交。

第九条 各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先立卷归档后再办理借阅手续。

第十条 立卷归档的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。

3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

5.案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录和备考表,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷首;备考表放在卷尾。

6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第四章 档案保管期限

第十一条 后勤档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下、三年以上。

第十二条 确定档案保管期限的原则:

1.凡是反映后勤主要职能活动和基本历史面貌的,对后勤有长远利用价值的档案,列为永久保管。

2.凡是反映后勤一般活动,在较长期时间内对后勤工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

3.凡是在较短时间内对后勤有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对保存期限已满的档案进行审查,提出存毁意见。

第十四条 档案材料经鉴定小组审定,并经有关领导批准后,方可销毁。

第十五条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。销毁清册属永久保存档案。

第六章 档案的借阅

第十六条 后勤各单位因工作需要借阅本单位的业务档案,需经本单位领导批准,填写档案借阅单,方可借阅。

第十七条 后勤各单位因工作需要借阅非本单位的业务档案,须经本单位领导和档案所属单位领导共同批准,填写档案借阅单,方可借阅。

第十八条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

第十九条 借阅档案的同志,不得泄密、涂改、拆散、转借、复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借、复印、携带档案外出时,须经分管档案工作的领导批准。借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过三天。

第七章

第二十条 本办法由后勤管理处(后勤集团)办公室负责解释。每年12月由后勤管理处(后勤集团)办公室主持,对后勤档案工作进行检查、评比。

第二十一条 本办法从201071日起开始执行。